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Preiskalkulation in IT-MÜCKE KMS - dem Kunden-Management-System
Was sind faire und angemessene Preise für Deine Leistungen? Ich habe diese Fragestellung in meinem Blogbeitrag Weil Du wertvoll bist: realistische und wertschätzende Preise kalkulieren ausführlich behandelt. Natürlich biete ich dieses Thema auch als Beratung an: Preiskalkulation.
Um zu überprüfen, ob sich Deine Idee für ein Angebot lohnt, musst Du die verschiedenen Kosten und Aufwände erfassen. Und Du musst durchrechnen, welche Umsätze mit Deinem Angebot zu erwarten sind.
Nur dann kannst Du einen Preis kalkulieren, der Deine Arbeit wertschätzt und fair ist.
Diese Arbeit nimmt Dir die Preiskalkulation im Kunden-Management-System ab.
Was ist das Kunden-Management-System
Im Blogartikel KMS habe ich das Kunden-Management-System KMS näher vorgestellt. Als Inhaber von IT-MÜCKE entwickle ich dieses sehr praktische Werkzeug für Selbständige kontinuierlich weiter.
Du kannst KMS übrigens kostenlos und unverbindlich ausprobieren. Melde Dich dazu einfach bei mir: Kontakt.
Preiskalkulation mit KMS - Eingabe der Daten
In KMS gibt es ein Modul für die ausführliche und gründliche Kalkulation beliebiger Angebote.
Dabei werden verschiedene Daten erfasst:
Gemeinkosten
Gemeinkosten sind Kosten, die unabhängig von Kunden entstehen, also z.B. Versicherungskosten. Ich habe das Thema näher im Blogbeitrag Preiskalkulation erklärt.
Hier siehst Du die Erfassung eines Gemeinkosten-Postens:
Je Posten werden also die Kosten im Jahr erfasst. Du musst dabei nicht ausrechnen, was der monatlich fällige Betrag für einen Posten im Jahr ergibt. Dafür kannst Du den Faktor benutzen. Bei monatlichen Kosten ist der Faktor entsprechend 12 für die Jahreskosten.
Es ergibt sich eine Übersicht aller Gemeinkosten:
Angebote
Jede Kundenangebot wird separat erfasst. Ein Angebot besteht aus einer Beschreibung, den zu erwartenden Aufträgen im Monat und einem Anteil in Prozent an den Gemeinkosten.
Angenommen, Du hast mehrere Kundenangebote. Ein neues Angebot soll Deine Palette an Leistungen erweitern. Du planst damit, dass zum Start ca. 10% Deiner Umsätze aus dem neuen Angebot kommen werden. Daher fallen die Gemeinkosten auch nur zu 10% an. Dazu dient die Eingabe dieses Anteils.
Auch die Anzahl der Kunden ist eine Schätzung und dient für die spätere Aufteilung der Einzelkosten.
In KMS können direkt im Angebot alle angebotsabhängigen Daten erfasst werden. Es ist aber auch möglich, diese separat in eigenen Eingabemasken zu erfassen. Das zeige ich in den folgenden Bildern.
Angebotsposten
Ein Angebot besteht in der Regel aus mehreren Posten. Beispielsweise rechnest Du Fahrtkosten, Zeitkosten und Materialkosten ab.
Je Abrechnungsposten auf der Rechnung erzeugt Du hier einen Angebotsposten, um Dein Angebot kalkulieren zu können.
Jeder Posten wird einem Angebot zugeordnet. Posten werden mit einer Einheit versehen, z.B. Stunden, Euro oder Stück. Die Kosten eines Postens werden erfasst und die zu erwartende Menge, die je Kundenauftrag bestellt wird. Bei Fahrtkosten würdest Du hier als Kosten die berechneten Kosten je KM angeben und die Menge auf die durchschnittliche Strecke je Kunde gesetzt.
Eine Pauschale dagegen erhält den Faktor eins, da sie eben eine Pauschale ist ;)
Einzelkosten
Einzelkosten entstehen je Kundenauftrag. Das können zum Beispiel Fahrtkosten sein. Auch hier findest Du nähere Dateils im Blogbeitrag Preiskalkulation.
Einzelkosten unterscheiden sich natürlich je nach Angebot. Daher werden Einzelkosten immer einem Angebot zugeordnet.
Im Preiskalkulationsmodul werden die Einzelkosten mit einer Einheit, Kosten und einem Faktor je Kunde erfasst. So kannst Du die Kosten Deines KFZ je Kilometer angeben und beim Faktor 20 für die Anzahl der durchschnittlichen Kilometer je Kunde eintragen.
Den Rest rechnet Dir KMS aus.
Zeitposten
Zeit ist kostbar und der entscheidende Kostenfaktor bei Dienstleistern.
Auch die Zeitposten werden einem Angebot zugeordnet.
Erfasst werden dann der Zeitaufwand je Posten - zum Beispiel die Dauer für die Bearbeitung eines Fotos. Bei Faktor je Kunde wird dann die Menge angegeben, die bei einem Auftrag abgerufen wird. In diesem Fall bestellen Kunden im Durchschnitt sechs Fotos je Shooting. Daher wird der Faktor auf sechs gesetzt. Je Foto dauert die Bearbeitung 30min, also 0,5h.
Preiskalkulation mit KMS - Was verdienst Du mit Deinem Angebot?
KMS erzeugt aus Deinen Angaben jederzeit Berichte, die Dir eine klare Aufschlüsselung Deiner Kosten (Gemeinkosten und Einzelkosten), Deiner Zeiten und Deiner Umsätze geben.
So kannst Du transparent und klar erkennen, was am Ende übrig bleibt, wenn Du Dein Angebot so umsetzt, wie Du es entworfen hast.
Kommt am Ende heraus, dass Dein Stundengewinn zu gering ist, kannst Du Dein Angebot anpassen und erneut einen Bericht erzeugen.
Berichte - Aufstellung Aufwände, Umsätze und Gewinn
Der Kurzbericht gibt nur die Summen aus, die eine Rolle spielen.
So kannst Du auf einen Blick erkennen, welchen Gewinn Du am Ende heraus bekommst:
Der Langbericht schlüsselt alle Posten einzeln auf und ermöglicht so die großen Posten zu erkennen, die Deinen Gewinn stark schmälern: Preiskalkulation (PDF)
Angebot
Dieses Modul ist im Rahmen meiner Beratung zur Preiskalkulation enthalten. Du kannst es eine definierte Zeit lang beliebig nutzen und Deine Angebote durchrechnen.
Solltest Du Dich für KMS als Standardwerkzeug Deiner Selbständigkeit entscheiden, dann ist das Modul bereits enthalten.
Sprich mich an bei Fragen oder wenn Du eine Beratung zur Preiskalkulation wünscht. Das Modul ohne Beratung zu nutzen ist nicht empfehlenswert, daher biete ich das nur im Rahmen einer kostenpflichtigen Nutzung von KMS an.